Ustawa o rachunkowości nakazuje sporządzenie sprawozdania finansowego w wersji elektronicznej. Również w wersji elektronicznej musi być ono podpisane:
„Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.” (art. 45 1f. ustawy o rachunkowości)
W tym teście znajdziesz poradnik jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym ePUAP.
U uzasadnieniu do zmiany ustawy (druk sejmowy numer 2067) czytamy: „przyjęto w projekcie ustawy, że sporządzone w postaci elektronicznej sprawozdanie finansowe (…) może być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym ePUAP. Uznano, że przepisy ustawy o rachunkowości powinny regulować tę kwestię wprost, aby nie było żadnych wątpliwości, że podpisując takie dokumenty można posługiwać się nie tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale również profilem zaufanym ePUAP.”
Autor tego przepisu wyszedł z założenia, że skoro jest bezpłatny system ePUAP, to da ludziom możliwość skorzystania z tego dobrodziejstwa. I bardzo słusznie. Nie po to aż 408 posłów podniosło rękę za zmianą przepisów, żebyśmy mieli z nich nie skorzystać.
Spróbujmy zatem skorzystać.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym?
Profil zaufany to bezpłatny podpis elektroniczny, który – podobnie jak kwalifikowany podpis elektroniczny – skutecznie zastępuje własnoręczny podpis. Utrzymywany jest przez Ministerstwo Cyfryzacji i służy przede wszystkim do kontaktowania się z urzędami. Ale nie tylko.
Podstawą funkcjonowania profilu zaufanego jest ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Na mocy tej ustawy od 1 maja 2008 r. organy władzy publicznej zobowiązane są do przyjmowania dokumentów w postaci elektronicznej.
Przykładem zastosowania profilu zaufanego jest podpisanie sprawozdania finansowego. Można to zrobić na platformie ePUAP lub przez „podpisywarkę”.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym na platformie ePUAP.
ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) to platforma służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób.
Ta forma podpisywania sprawdza się bardzo dobrze w sytuacji, kiedy sprawozdanie musi być podpisane przez kilka osób. Na platformie ePUAP łatwo sprawdzić kto już podpisał plik. Nie jest istotna kolejność podpisywania pliku i poszczególne osoby nie są od siebie uzależnione. Każdy może to robić niezależnie od innych osób bez konieczności przesyłanie sobie kolejnych wersji podpisanego pliku.
Tu znajdziesz szczegółową instrukcję jak podpisać taki plik lub wiadomość przez kilka osób.
Podpisywanie sprawozdania finansowego przez „podpisywarkę” plików udostępnioną przez Ministerstwo Cyfryzacji na portalu gov.pl.
Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło możliwość podpisywania profilem zaufanym dowolnych plików (nie tylko XML) na portalu gov.pl. Tu jest bezpośredni link: https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany.
Plik po podpisaniu można pobrać na dysk i przekazać kolejnej osobie do podpisania. Kolejne osoby mogą przed podpisaniem zapoznać się z jego treścią.
Ta forma podpisywania sprawdza się najlepiej wtedy, kiedy plik podpisuje jedna osoba. Jeżeli podpisujących osób jest więcej, to kłopotliwe może stać się przekazywanie sobie podpisanych przez kolejne osoby plików. Łatwo pomylić się i wysłać nieprawidłową wersję pliku. Wtedy lepiej skorzystać z platformy ePUAP.