Sprawozdanie finansowe zobowiązane są składać podmioty prowadzące księgi rachunkowe zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości.
Ustawa o rachunkowości narzuca obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w wersji elektronicznej.
W jakim terminie należy sporządzić sprawozdanie?
„Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego”. (art. 52. 1. UoR).
Dzień bilansowy przypada zwykle 31 grudnia, więc termin sporządzenia sprawozdania upływa 31 marca.
Jaką datę uznaje się za datę sporządzenia sprawozdania?
W świetle wyjaśnień Ministerstwa Finansów (odpowiedź na pytanie nr 51 na stronie podatki.gov.pl) za datę sporządzenia uznaje się datę podpisania sprawozdania przez osobę, która je sporządziła.
Czy data sporządzenia może być inna niż data podpisu przez zarząd?
Tak. Ale i tak cały zarząd musi podpisać sprawozdanie do 31 marca.
Wynika to z odpowiedzi na pytanie nr 52 na stronie podatki.gov.pl: „w przypadku roku obrotowego równego kalendarzowemu, data sporządzenia powinna przypadać na dzień nie późniejszy niż 31 marca kolejnego roku obrotowego.
Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego przez ustawę o rachunkowości podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Jednakże, aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone kompletnie w rozumieniu przepisów ustawy rachunkowości, tj. nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, powinno zostać podpisane również w tym przedziale czasowym przez kierownika jednostki.”
Kto podpisuje sprawozdanie?
Sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (zwykle księgowa) oraz kierownik jednostki (zwykle zarząd). Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie tego organu.
„Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.” (art. 52.2 UoR).
Po złożeniu podpisu elektronicznego będzie widoczna data podpisania.
Czy księgowa podpisuje sprawozdanie?
Jeżeli powierzono jej prowadzenie ksiąg rachunkowych lub jeżeli jest członkiem zarządu, to tak. Jeżeli nie, to nie.
Czy wystarczy jeżeli sprawozdanie podpisze prezes i księgowa?
Nie. Podpisać musi osoba której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i wszyscy członkowie zarządu.
Czy wystarczy jeżeli sprawozdanie podpisze się zgodnie z reprezentacją?
Nie.
Jak podpisuje się sprawozdanie?
Sprawozdanie podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem ePUAP.
„Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym”. (art. 45 1f. UoR)
Czy można upoważnić inną osobę do podpisania sprawozdanie?
Nie. Nie ma takiej możliwości.
Dlaczego nie można upoważnić do podpisania sprawozdania, a można do podpisania deklaracji podatkowych, np. CIT-8?
Dlatego, że wysyłanie deklaracji reguluje ustawa Ordynacja podatkowa, która dopuszcza taką możliwość.
W przeciwieństwie do ustawy o rachunkowości, która jej nie przewiduje.
Czy można odmówić podpisania sprawozdania?
Podpisanie sprawozdania jest równoznaczne z przyjęciem odpowiedzialności za prawidłowe i rzetelne jego sporządzenie.
Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość odmowy podpisania sprawozdania.
„(…) Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego”. (art. 52. 2. UoR)
Czy komisja rewizyjna (rada nadzorcza, itp.) podpisuje sprawozdanie?
Nie.
Czy po 31 marca można poprawić podpisane sprawozdanie?
Jeżeli nie zostało zatwierdzone, to tak. Trzeba wtedy sporządzić drugą (i ew. kolejne) wersje sprawozdania i je podpisać.
„Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie.” (art. 54. 1. UoR)
Koniecznie należy zachować podpisany plik z pierwszym sprawozdaniem – podpisanym do 31 marca – żeby wykazać, że wykazaliśmy się z obowiązku sporządzenia sprawozdania w terminie.
Czy obcokrajowcy też muszą podpisać sprawozdanie?
Tak. Jeżeli obcokrajowiec chce skorzystać z podpisu ePUAP, to musi mieć wcześniej nadany numer PESEL.
Sprawozdanie może być podpisane również kwalifikowanym podpisem elektronicznym wydanym poza granicami Polski. Podpis ten jednak musi być zgodny z formatem XAdES.
Czy stowarzyszenie, które nie prowadzi działalności gospodarczej musi sporządzać sprawozdanie finansowe?
Jeżeli prowadzi księgi rachunkowe, to tak. Jeżeli zamiast nich prowadzi uproszczoną księgowość, to nie.
Co grozi za niewywiązanie się z obowiązku?
Za niesporządzenie:
„Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do (…) niesporządzenia sprawozdania finansowego (…) podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.” (art. 77. UoR)
Za niezłożenie:
„Kto wbrew przepisom ustawy (…) nie składa sprawozdania finansowego (…) podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.” (art. 79. UoR)